Comment les outils collaboratifs révolutionnent les habitudes de travail

Accélération majeure

La pandémie, la crise sanitaire et la banalisation du télétravail ont fait émerger le besoin, pour les entreprises, de s’équiper de plateformes collaboratives et autres outils permettant la gestion des salariés à distance. Nadia Amal, responsable marketing chez Docaposte, solution accompagnant la transition numérique, indique que "la transformation digitale, dans le domaine des ressources humaines, est en marche depuis cinq ans déjà mais la crise sanitaire a largement accéléré cette transformation". Elle constate "un boom du numérique et une digitalisation des processus". Jean-Pierre Vimard, COO de la plateforme de Digital Workplace Powell Software, estime que cette explosion du numérique est encouragée par les jeunes générations "qui ne connaissent que le digital et sont les salariés de demain". 

Transformation des habitudes de travail

Dans un environnement où le télétravail va devenir la norme, la souplesse et la flexibilité n’ont jamais été aussi importantes. L’étude Bodet Software, menée en mars 2021, révèle que 92 % des salariés sondés réclament une plus grande flexibilité au travail. Les solutions collaboratives le permettent. En effet, avec un bureau digital et numérique, un collaborateur peut travailler d’où il le souhaite. Erwan Salmon, France country manager chez RingCentral, solution de communication et de collaboration basée sur la technologie du Cloud, indique même ne pas connaître le nombre de ses salariés encore présents en région parisienne. De ce fait, les outils florissent et les nouveaux usages se multiplient : agendas partagés, système de messageries instantanées, partage de documents, visioconférence, etc. Les acteurs du secteur s’accordent sur un principe directeur : la solution collaborative ne doit en aucun cas perturber le travail des salariés mais le faire évoluer.

Afin de s’inscrire durablement dans cette mutation des modes de travail, ces nouveaux outils se veulent modulables, accessibles et inclusifs. Comme l’affirme Nadia Amal, "ce n’est pas au collaborateur de s’adapter à l’outil mais l’inverse". José Heider, product marketing manager pour Docaposte, ajoute qu’il est "très important d’avoir des interfaces compatibles avec tous les publics". En effet, de plus en plus de solutions prêtent une attention particulière aux couleurs de leurs systèmes, pour les travailleurs daltoniens, et aux effets vocaux, pour les travailleurs sourds. En proposant une traduction écrite automatique et instantanée de ce qui est dit lors d’une réunion, certaines plateformes permettent à des salariés parlant des langues différentes, ou malentendants, de participer aux échanges.

L’interface des outils collaboratifs devient donc le nouveau bureau physique et il est primordial qu’elle reste identique sur un ordinateur fixe, un ordinateur portable, ou encore un téléphone. En ce sens, Erwan Salmon estime que "l’intégralité des communications doit être fédérée".

"Afin de s’inscrire durablement dans cette transformation des modes de travail, les outils collaboratifs se veulent modulables, accessibles et inclusifs".

Outils collaboratifs, producteurs de nouveaux liens sociaux

Produits et témoins de la révolution du travail qui s’opère, les outils collaboratifs sont également vecteurs de nouveaux liens sociaux. En plus de mettre en exergue la communication au sein des équipes et entre les équipes, ces solutions aspirent à démocratiser le partage des informations, une meilleure productivité, des échanges simplifiés et plus horizontaux (en brisant le modèle de la hiérarchie sociale pyramidale), et prêchent l’importance du bien-être des collaborateurs. En effet, dans cet écosystème digital, il demeure nécessaire d’instaurer des moments informels, afin de générer de l’engagement. Gilles Bertaux, CEO de la plateforme de visioconférence Livestorm, indique avoir créé une "coffee room" virtuelle ainsi qu’un bot avertissant les autres collaborateurs chaque fois que quelqu’un s’y connecte. Il s’explique : "Quand une personne se connecte, un moment se créé. Il ne manque plus que les bruits de couloir…" Le CEO de Livestorm aspire également à créer des espaces de coworking digitaux interentreprises : "Nous avons besoin d’un hub, d’une espèce de port d’attache au sein duquel les collaborateurs peuvent transiter".

Importance de la déconnexion

En effet, de nombreux enjeux humains se cachent derrière les outils collaboratifs, dont l’utilisation atteint aujourd’hui son acmé. Les manières de travailler ont radicalement changé : "Les équipes travaillant à distance, nous avons assisté à une hausse conséquente des réunions et appels peu productifs et à une surutilisation des emails, chats et autres outils de communication" affirme Caroline Notter, head of Southern Europe chez Asana, plateforme dédiée à la communication inter-équipes. La déconnexion est nécessaire, afin de prévenir tout risque de burnout, car il n’est pas inhabituel que certains échanges aient lieu tard le soir ou pendant les week-ends. Elle explique "qu’à moins que les entreprises n’adoptent une approche proactive, la productivité devrait s’effondrer à mesure que les équipes se préparent à un monde plus hybride". Caroline Notter ajoute qu’il est "important que les entreprises et leurs dirigeants s’attaquent de front à ces problèmes en adoptant des processus clairs sur la façon dont le travail doit être effectué, afin d’en sortir plus résilient".

Par ailleurs, l’outil collaboratif doit permettre aux travailleurs d’être les plus efficients possibles et de rentabiliser leur temps. Asana a en ce sens développé le concept de "work about work". Une notion qui réunit toutes les tâches qui concernent le travail mais qui ne sont pas directement du travail : la consultation des emails, l’organisation des plannings, la création d’une réunion sur l’agenda, etc. La mise en lumière de ce concept a pour objectif d’alerter les entreprises qui s’équipent de solutions collaboratives sur leurs éventuels dangers, et sur leurs limites. Dans son étude "Anatomie du travail 2021", Asana révèle que le "work about work" concerne près de 66 % des salariés, en France – chiffre qui a augmenté avec la généralisation du télétravail.

Clémence Galland