EQS Group : Regard pratique sur les dispositifs d’alerte internes

Le dispositif d’alerte est un réel instrument de gestion des risques s’il s’inscrit dans le cadre d’une véritable culture de transparence et d’intégrité. Parmi les bonnes pratiques pour introduire des processus de lancement d’alerte dans l’entreprise figurent :
- des décisions organisationnelles et juridiques telles que la désignation d'interlocuteurs internes pour la gestion des alertes et la rédaction de la procédure à suivre pour les salariés ;
- l’accompagnement de la communication sur le programme de lancement d’alerte par des formations et des informations régulières ainsi que des enquêtes sur les potentiels d’amélioration.

En ce qui concerne les bonnes pratiques de mise en oeuvre concrète de canaux de signalements, une organisation dispose de plusieurs options concernant le type de canal, qu’il soit mis en place seul ou en combinaison : téléphone, e-mail, boîte aux lettres physique, médiateur ou une solution digitale. Ces canaux diffèrent principalement au niveau de l’accessibilité pour les lanceurs d’alerte et des possibilités de communication de manière confidentielle et anonyme. Une plateforme digitale offre plusieurs avantages par rapport aux autres canaux.

La plateforme digitale : un canal de signalement garantissant la confidentialité des échanges, permettant l’anonymat et une gestion optimale des alertes

Qu’est-ce qu’une plateforme digitale ?

Une plateforme digitale s’appuie sur une solution logicielle hébergée sur le cloud et qui permet le recueil, le traitement et une gestion centralisée des alertes internes. Le dialogue entre le gestionnaire et le lanceur d’alerte dans un espace garantissant la confidentialité des échanges est alors possible. Pour cela, les lanceurs d’alertes se voient attribuer une référence d’incident ainsi qu’un mot de passe, grâce auxquels ils pourront accéder à une boîte de messagerie disponible au sein de la plateforme. Aucun e-mail ou compte d’utilisateur n’est requis, ce qui garantit l’anonymat. Un système de traitement des alertes est intégré à la plupart des plateformes digitales. Les signalements peuvent ainsi être traités dans la plateforme, ce qui simplifie grandement le processus. Les instances internes concernées peuvent être ajoutées dans le système pour le traitement des signalements.

"Les plateformes digitales d’alertes professionnelles présentent des avantages non seulement pour les lanceurs d’alerte mais également pour les entreprises de toutes tailles"

Dans l’idéal, la plateforme accorde des droits et des accès spécifiques à chaque utilisateur. Les avantages d’une plateforme digitale Les plateformes digitales d’alertes professionnelles présentent des avantages non seulement pour les lanceurs d’alerte mais également pour les entreprises de toutes tailles.

- Avantages pour les lanceurs d’alerte

Un canal de signalement digital est non seulement simple à utiliser mais également accessible dans le monde entier, 24h/24 et 7j/7, et depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, PC). Un des avantages clés est que le lanceur d’alerte peut, s’il le souhaite, rester anonyme. Aucune donnée permettant de découvrir son identité n’est enregistrée. Autres avantages : le lanceur d’alerte est guidé tout au long de son signalement grâce à un questionnaire et il lui est même possible de régler les paramètres linguistiques.

- Avantages pour les entreprises

Les plateformes digitales répondent non seulement à toutes les exigences en matièrede protection des données (RGPD) et aux normes de sécurité, mais elles offrent également aux gestionnaires de cas des processus pratiques et une journalisation à l’épreuve des audits. Grâce aux plateformes digitales d’alertes professionnelles, les confirmations de réception et le retour d’information sur les conséquences de l’alerte peuvent être envoyés de manière simple et rapide. Elles peuvent être facilement ouvertes à différentes parties prenantes, comme les collaborateurs, les fournisseurs ou les clients. La mise en place d’une plateforme digitale d’alertes professionnelles simplifie par ailleurs la gestion des différents canaux de signalement. Les appels sur une hotline téléphonique ou les e-mails peuvent être gérés et traités de façon pratique et centralisée dans un seul système. Parmi tous les canaux possibles, certains comme l’adresse e-mail sont très peu sécurisés. Qui a accès à l’alerte au sein de l’entreprise ? Combien de personnes de différents services sont informées ? Un dispositif sécurisé comme une plateforme digitale assure une crédibilité, une confidentialité et des résultats plus fiables sur le nombre effectif de signalements dans l’entreprise.

Communiquez sur le dispositif d’alerte

La mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle est la première étape nécessaire pour se mettre en conformité avec les lois en vigueur. Mais elle fait également écho à un enjeu supérieur : instaurer une culture éthique au sein de l’entreprise. La communication sur le dispositif d’alerte doit être un moyen de permettre aux collaborateurs de savoir comment lancer l’alerte. La direction doit communiquer sur les divers canaux mis à disposition afin de les rendre réellement efficaces. En effet, l’ensemble de vos collaborateurs doit être informé de l’existence du dispositif d’alerte et des diverses procédures. Cette communication intervient en amont avec un accès direct à votre code de conduite, à votre procédure détaillée d’alerte interne, ainsi qu’une définition de tous les actes répréhensibles. Elle intervient également en aval en partageant les résultats des enquêtes et les sanctions prises. L’information doit être visible en permanence dans l’intranet et lors de l’accueil de nouveaux salariés.

Une des difficultés du déploiement d’un dispositif d’alerte réside dans son adaptation à la culture d’entreprise, qui ne doit pas devenir un obstacle ou un frein au progrès de la démarche éthique et de conformité. Si aujourd’hui, les entreprises ont majoritairement intégré l’obligation de mettre en œuvre un dispositif d’alerte, un nombre trop important d’entre elles passe à côté des avantages que peut présenter le dispositif d’alerte dans la détection et la prévention des risques en raison d’un manque de communication ou de pédagogie sur ce qu’est le dispositif d’alerte.

"Une des difficultés du déploiement d’un dispositif d’alerte réside dans son adaptation à la culture d’entreprise"

Pour espérer exploiter tout le potentiel du dispositif d’alerte, il est nécessaire de travailler sa communication. À travers une communication adaptée aux collaborateurs qui s’appuie sur la diffusion de messages clés, l’élaboration d’une procédure visuelle et pédagogique, ou encore des ateliers dédiés au traitement des alertes, l’entreprise peut espérer susciter de la confiance, responsabiliser les acteurs du dispositif et ainsi disposer d’un maximum d’informations pour agir au plus vite et désamorcer des dérives.
Pour lever les réticences des lanceurs d’alertes, montrez que leur action est utile. Ainsi, en communiquant sur les résultats des enquêtes menées au sein de l’entreprise, vous renforcez aussi l’efficacité de votre dispositif d’alerte. Cette communication doit s’étendre aux sanctions et, plus largement, à toute mesure correctrice, qu’il s’agisse d’un changement de management ou un soutien psychologique.