Mobility Management : de plus en plus facile et de plus en plus vert

En 2020, gérer les déplacements − outre les problématiques inhérentes à leur organisation et à leur coût − c’est aussi (et peut-être avant tout ) se poser les questions urgentes et essentielles de l’empreinte carbone que l’entreprise laissera à mesure des voyages d’affaires de ses collaborateurs. Une problématique d’actualité, souvent au centre de nos politiques RSE, et sur laquelle chaque partie se doit désormais d’agir. Pas toujours facile, car les vieilles habitudes sont là, difficiles à modifier. Pour preuve, la récente étude réalisée par Opinion Way pour  Athlon. Lancé en 2013 (par le même Athlon), le club « Les Clés de la mobilité » cherche notamment à accompagner le développement de concepts novateurs en matière de transports. Son « Baromètre de la mobilité durable 2020 » montre la marge de progrès qu’il reste encore à fournir.

D’après cette étude, nous utiliserions désormais quatre moyens de locomotion différents tout au long de l’année mais, dans un monde dorénavant plus soucieux de préserver l’environnement, voiture de fonction et voiture personnelle demeurent massivement privilégiées lors de nos déplacements professionnels : 68 % d’entre nous utiliseraient la première, contre 58 % la seconde. Forte de ce constat et très consciente des nouveaux enjeux écologiques, le groupe Athlon, filiale de Daimler Mobility AG (présent dans plus de vingt pays en Europe), propose aux entreprises de modifier leurs pratiques en optant notamment pour des solutions de location de longue ou moyenne durée. Surtout, sa solution « Car2Use » vise à développer l’autopartage, et donc à réduire notre impact écologique. Comme elle, sa concurrente Enterprise® Rent-a-Car, s’est aussi engagée depuis longtemps pour le développement durable. S’appuyant sur ses 7 200 agences dans le monde, le groupe propose une solution personnalisée pour les entreprises. Une offre optimisée selon les besoins réels de chacun, avec le double objectif de maîtriser parfaitement ses coûts mais aussi, forcément, de mieux préserver l’environnement. Déjà, pour des déplacements plus courts ou plus ponctuels on peut aussi choisir les VTC. Chez Kapten, par exemple, où depuis le début de l’année on propose des véhicules électriques ou hybrides à l’ensemble de la clientèle. Ou chez Uber, avec Uber Green. Comme on peut privilégier d’autres moyens de locomotion, réputés (à tort ou à raison) moins polluants !

Voyager durable

Ainsi, le ferroviaire a un vrai rôle à jouer dans cette mobilité durable. Et il le joue déjà ! Thalys a lancé récemment un nouveau programme de fidélité, « My Thalys World », qui pourrait nous inciter à prendre le train plus souvent. Entièrement gratuit, il assure un traitement prioritaire à ses bénéficiaires (entre autres avantages). Quant à la SNCF, la compagnie a donné depuis deux ans un sérieux coup d’accélérateur à sa politique Business Travel. « Business  Premium » (avec service à la place) est maintenant disponible sur les dix lignes TGV les plus empruntées, et la rénovation de ses salons pros se poursuit : celui de la gare de Nantes, par exemple, devrait l’être dans les prochains mois. Sans oublier ses offres d’abonnements réaménagés et son récent partenariat avec Multiburo qui − après les Gares de Lyon et de Saint-Lazare − vient de s’installer à Montparnasse. Finies les pertes de temps inutiles et toujours coûteuses en empreinte carbone, il est désormais possible de travailler et de se réunir dès la descente du train. Faire le choix du coworking, c’est minimiser ses déplacements et prendre toute sa part de la transition écologique.

En partenariat avec la SNCF, Multiburo, récemment installé à Montparnasse met à disposition de nouveaux espaces de travail dès la descente du train.

D’après les experts, à terme quelque 100 millions d’heures de déplacement seraient économisées, soit 7 millions de tonnes de CO2. Conséquence directe : qu’ils se  nomment Multiburo, WeWork, Kwerk, ou encore Morning Coworking, les opérateurs fleurissent et se développent à vitesse grand V en même temps que la demande des usagers explose. Reste le transport aérien. Même dans ce secteur, la lutte pour l’environnement joue sa part. En partenariat avec American Express, Air France et KLM proposent Bluebiz, un programme de fidélité conçu pour optimiser le budget voyages des PME-PMI. Ou comment cumuler des Blue Credits à convertir en billets, en options, cartes d’abonnement ou… en compensation CO2 ! En outre, Bluebiz permet de bénéficier d’un surclassement ou d’une solution de remplacement en cas d’annulation de vol. Mieux, avec la carte « Corporate », il est possible de cumuler jusqu’à 2 000 Blue Credits par an et de multiplier les miles. Et ce, pas seulement chez Air France ou KLM mais aussi Chez Transavia et Hertz.

Des agences pour se simplifier la vie

Après avoir choisi le mode de locomotion le mieux adapté à chaque situation, encore faut-il organiser l’ensemble des déplacements. Pour cela, n’hésitez pas à vous appuyer sur le savoir-faire des professionnels du secteur. Les agences de réservation de voyages d’affaires sont nombreuses, qui proposent le plus souvent des solutions complètes et personnalisées. Alors que Travel & Transport vient d’annoncer son union avec Radius Travel sous une même marque internationale, la jeune plateforme Supertripper poursuit son développement, en France comme à l’international. Avec 25 000 utilisateurs et quelque 350 entreprises clientes, elle se prépare à lancer un module de politique voyage basé sur la data ainsi que sur un calculateur d’émissions carbone. D’ores et déjà, Supertripper offre la possibilité de modifier ou d’annuler ses billets de train de façon 100 % digitale. On peut aussi évoquer BCD Travel, CTA Business, ou encore Egencia qui, elle aussi, vient de mettre un nouvel outil en place permettant aux Travel Managers de connaître en temps réel les émissions de CO2 produites par les vols et les séjours à l’hôtel. N’oublions évidemment pas CWT. La plateforme de voyages « Business-to-Business-ForEmployee » (B2B4E) permet de rester connecté à tout moment, partout dans le monde.

Notilus est l'une des solutions digitales du Mobility Management qui accompagnent les entreprises dans leur transformation.

Chaque jour, la division Meetings & Events gère plus de 100 événements et suffisamment de voyageurs pour remplir potentiellement plus de 100 000 chambres d’hôtel. C’est dire l’expertise de la plateforme ! À laquelle, viennent s’ajouter les dernières nouveautés en date : un podcast mensuel, « Business Travel On The Fly », qui propose depuis janvier des témoignages et des conseils aux voyageurs d’affaires, et surtout un service de messagerie via la plateforme myCWT. Par ce biais, les clients de CWT peuvent désormais joindre très facilement et rapidement un conseiller (24 heures sur 24 et sept jours sur sept), ceci depuis leur ordinateur, leur mobile ou via une application tierce. Enfin, il y a les chaînes hôtelières. De plus en plus nombreuses sont celles qui proposent leurs propres outils de réservation et de gestion des séjours et événements. C’est le cas notamment de Hyatt. Et, depuis peu, de Brit Hotel et ses quelque 150 établissements en France.

Une gestion facile, c'est possible !

Aucun doute, la gestion financière des voyages d’affaires est le point le plus chronophage. Transports, locations, restauration, réceptions ou encore notes de frais, à chaque déplacement professionnel les postes de dépenses sont nombreux et souvent lourds. Pourtant, là encore, des solutions qui permettent de transmettre autant que de contrôler les justificatifs existent. Sans plus aucune paperasserie, peu verte et surtout très envahissante ! On connaît, bien sûr, l’expertise et la performance de SAP Concur. Il faut désormais compter aussi sur Rydoo et ses 680 000 utilisateurs actifs aussi : avec une solution complète de gestion des voyages et des frais professionnels. 
Tout comme PayFit qui, grâce à sa solution SaaS, permet (entre autres) la bonne tenue des notes de frais par salarié, puis leur traitement comptable rapide et sans erreur. Ou encore,  Notilus, la solution digitale du Mobility Management qui propose une offre globale qui opère avant, pendant et après le déplacement. De l’organisation, y compris la réservation, à la note de frais dématérialisée, jusqu’à la gestion de la flotte auto. 

Enfin,  American Express Meetings & Events vient tout juste de se doter d’une solution de réservation et de gestion de transport terrestre . La nouvelle plateforme « Meetings Ground Transportation » utilise la technologie du fournisseur de solutions miMeetings, qui permet de gérer les informations de vol et l’évolution des besoins de transport pour chaque réunion et événement. Avec une assistance 24 heures sur 24 pour tout changement et ajustement. Même la communication des instructions de points de rencontre aux participants est assurée ! « Les meetings planners peuvent ainsi économiser de 22 % à 30 % des coûts totaux, ainsi que 15 heures en moyenne de temps passé par événement », assure American Express. D’autant que la solution permet également d’accéder aux données de reporting, ainsi qu’à des systèmes de facturation et de  paiement simplifiés.

Laurent Fialaix